Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Zahlungserinnerungen und Mahnungen

mexXsoft X2 verfügt über ein dreistufiges Mahnwesen, dessen Einstellungen in der Rubrik Optionen vorgenommen werden. Einstellungen und Texte der Mahnstufen sind dabei beliebig einstell- und veränderbar.

Mahnstufen im Überblick

Die drei Mahnstufen haben in der Regel folgende Eigenschaften:

Mahnstufe 1

Zahlungserinnerung ohne Mahngebühren oder 1. Mahnung ohne Mahngebühren

Mahnstufe 2

2. Mahnung mit Mahngebühren

Mahnstufe 3

3. Mahnung mit Mahngebühren

Zahlungserinnerung oder Mahnung erstellen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Zahlungserinnerung oder Mahnung zu erstellen:

1. Öffnen Sie das Fenster Mahnung – Drucken über den Menüpfad Ausgabe > Zahlungsverkehr > Mahnungen oder alternativ über die Tastenkombination Strg+Alt+M.

   

   Das Fenster Mahnung – Drucken wird geöffnet:

   

   Im Inhaltsbereich rechts werden alle Rechnungen angezeigt, deren Fälligkeitsdatum überschritten wurde. Beachten Sie dabei folgende Optionen:

   • Mahnung als Rechnung erstellen : Die Mahnung wird wie eine zusätzliche Rechnung behandelt und fließt in die Gesamtrechnung mit ein.
   • Aufsummierte Summen verwenden : Diese Option ist für Abschlagsanforderungen relevant. Ist sie aktiviert, wird die Gesamtsumme aller Anforderungen als Grundlage der Mahnung verwendet.

2. Wählen Sie die Rechnung(en) aus, die Sie anmahnen möchten, indem Sie die jeweilige Checkbox links in der Zeile aktivieren. Wenn Sie mehrere Rechnungen markieren, werden diese gemeinsam ausgedruckt.

   

3. Klicken Sie auf das Feld Mahnstufe und wählen Sie die gewünschte Mahnstufe aus. In den Folgespalten rechts zeigt X2 an, ob die gewählte Rechnung bereits angemahnt wurde.

4. Wählen Sie den gewünschten Mahntext durch Klick auf das gleichnamige Feld aus. Im Auswahlmenü werden neben der Mahnstufe zusätzlich Mahngebühren und Zinssatz angezeigt.

5. Optional: Versehen Sie das Schreiben über die Karteikarte Texte mit einem Betreff sowie einem Kopf- und Fußtext.

6. Prüfen Sie das Dokument bei Bedarf in der Druckvorschau und drucken Sie es anschließend aus.

   Wichtig: Die Zahlungserinnerung bzw. Mahnung wird erst nach dem Ausdruck in den Tabellen gespeichert. Bestätigen Sie dazu die Sicherheitsabfrage „Möchten Sie die Mahnung speichern?“ mit Ja.

   Nach dem Speichern zeigt die Tabelle den aktualisierten Status:

   

   Im Feld 1. Mahnstufe erscheint nun das Datum der Dokumenterstellung. Diese Information ist wichtig für etwaige folgende Mahnungen. Die Mahnstufen können außerdem im Hauptfenster Zahlungsverkehr angezeigt werden.

7. Der Ablauf für jede weitere Mahnstufe ist identisch zu den Schritten 1–6. mexXsoft X2 lässt Ihnen dabei die freie Wahl, welche Mahnstufen Sie verwenden – es gibt keinen starren Ablauf. So können Sie beispielsweise beliebig viele Zahlungserinnerungen versenden, bevor Sie die erste Mahnung erstellen.