GoBD und mexXsoft X2

GoBD und mexXsoft X2

Die GoBD legen fest, wie buchführungspflichtige Unternehmen ihre digitalen Aufzeichnungen und Dokumente zu führen und aufzubewahren haben. mexXsoft X2 unterstützt Sie dabei, diese gesetzlichen Anforderungen in der täglichen Arbeit zu erfüllen.

Was bedeutet GoBD?

Hinter der Abkürzung GoBD stehen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat die GoBD mit Schreiben vom 14. November 2014 herausgegeben; sie gelten seit dem 1. Januar 2015.

Anforderungen der GoBD

Die GoBD stellen folgende Anforderungen an die Buchführung:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung – Dokumente müssen:
  • vollständig
  • richtig
  • zeitgerecht
  • geordnet
  • und unveränderlich

  erstellt und abgelegt werden.

Auswirkungen auf die Arbeit mit mexXsoft X2

Pflichten des Anwenders

Viele der GoBD-Anforderungen liegen in der Verantwortung des Bedieners: Er hat dafür zu sorgen, dass Rechnungen zeitnah, vollständig und in chronologischer Reihenfolge mit fortlaufenden Rechnungsnummern erstellt werden. mexXsoft X2 unterstützt Sie dabei durch die automatische (Rechnungs-)Nummernvergabe sowie die automatische Übernahme des Erstellungsdatums.

Unveränderlichkeit von Dokumenten

Ein zentraler Grundsatz der GoBD ist die Unveränderlichkeit betriebsrelevanter Dokumente – insbesondere von Rechnungen. Konkret bedeutet das:

• Eine Rechnung darf nach dem Ausdruck nicht mehr ohne Weiteres verändert werden. Änderungen sind nur zulässig, solange das Dokument das Büro noch nicht verlassen hat.
• Alle Versionen eines Dokuments bleiben intern gespeichert, um die Nachvollziehbarkeit jederzeit zu gewährleisten.
• Bei jeder Änderung eines relevanten Dokuments ist eine Begründung anzugeben, die zusammen mit den Informationen zum Bearbeiter gespeichert wird.

Versuchen Sie beispielsweise, eine bereits gedruckte Rechnung mit derselben Rechnungsnummer erneut zu drucken, erscheint ein entsprechender Hinweis:

Speicherformat: PDF/A-3

Alle Dokumente werden intern im gesicherten und unveränderlichen PDF/A-3-Format gespeichert. Dieses Format stellt sicher, dass die geforderten Daten bei Bedarf für finanztechnische Prüfungen jederzeit bereitgestellt werden können.

Kontinuierliche Weiterentwicklung

mexXsoft X2 wird permanent weiterentwickelt, um:

• den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und gleichzeitig
• die Bedienung so einfach und komfortabel wie möglich zu halten.

Die jeweils geltenden gesetzlichen Regelungen und deren Umsetzung in X2 finden Sie in den entsprechenden Hilfe-Rubriken. Bei Fragen steht Ihnen unser Support gerne zur Verfügung.

Anwendungsdokumentation / Verfahrensdokumentation

Hier finden Sie die aktuelle Anwendungsdokumentation von mexXsoft X2. Diese können Sie bei Bedarf Ihrer firmeninternen Verfahrensdokumentation hinzufügen.