Teilschlussrechnung – positionsgenau
Positionsgenaue Teilschlussrechnung in mexXsoft X2
Für längerfristige Aufträge ermöglicht mexXsoft X2 die Abrechnung über mehrere Teilschlussrechnungen mit einer abschließenden Schlussrechnung – entweder pauschal oder positionsbezogen.
Grundprinzipien
- Teilschlussrechnungen können pauschal oder positionsbezogen berechnet werden.
- Die Verarbeitung erfolgt kumulativ: Sowohl vorherige Teilschlussrechnungen als auch Zahlungseingänge werden in der jeweils neuen Teilschlussrechnung automatisch berücksichtigt.
- Über die Zahlungskonditionen lässt sich optional steuern, ob ein Skonto auf den Wertzuwachs oder den Gesamtbetrag angerechnet wird.
Erste Teilschlussrechnung erstellen
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Erstellen Sie ein neues LV mit dem Status Teilschlussrechnung, oder ändern Sie den Status eines bestehenden LVs entsprechend. Öffnen Sie das LV anschließend per Doppelklick.
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Im Fenster Auftragsdaten tragen Sie eine Belegnummer ein. Dies kann manuell oder automatisch über den
-Button geschehen.
- Öffnen Sie das LV durch Doppelklick auf die entsprechende Tabellenzeile.
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Fügen Sie über die Feldauswahl – sofern noch nicht vorhanden – die Spalten Massen und Abgeschlossen in die LV-Tabelle ein.
- Geben Sie in der Massenspalte zu jeder Position die Massen ein, die in dieser Teilschlussrechnung abgerechnet werden sollen – entweder manuell oder über die Massenliste (Paneel rechts, Berechnung über REB-Formeln).
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Bei Teilschlussrechnungen empfiehlt sich die Arbeit mit der Massen-Spalte. Die drei Spalten haben dabei folgende Bedeutung:
- Menge
- Hier tragen Sie zunächst die beauftragte Gesamtmenge des Auftrags ein.
- Massen
- Hier erfassen Sie die bisher abgeschlossenen Massen, die zur Abrechnung anstehen.
- Abgeschlossen
- Zeigt das Verhältnis von Gesamtmenge zu fertiggestellter Masse in Prozent an.
Klicken Sie in der Navigationsleiste (Ribbon) auf die Schaltfläche Berechne nach Massen, um den LV-Gesamtbetrag auf Basis der eingetragenen Massen zu ermitteln.
Wichtiger Hinweis: Positionen mit der Masse = 0 werden in der Rechnung nicht berücksichtigt und nicht ausgedruckt. Es ist jederzeit möglich, neue Positionen hinzuzufügen – auch diese werden direkt in die Teilschlussrechnung übernommen.
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Klicken Sie auf
Drucken, um den Druckdialog zu öffnen. Vergeben Sie dort eine Debitorennummer (sofern der Empfängeradresse noch keine zugeordnet ist) sowie eine Rechnungsnummer. Wählen Sie über die Menütaste 
die Preisbasis „Leistungsverzeichnis“. Das Feld Abschlag/Teilschluss Nr. ist voreingestellt mit der Nummer 01.
- Klicken Sie im Druckdialog auf Drucken, um die Teilschlussrechnung auszudrucken. Bestätigen Sie die Rückfrage, ob die Rechnung gespeichert werden soll, mit Ja.
- In der Auftragsübersicht rechts unten werden alle Informationen zur erstellten Teilschlussrechnung in tabellarischer Form angezeigt. Sie können den Ausdruck jederzeit erneut aufrufen, indem Sie den
-Button in der Spalte Ausdruck anklicken. - Wechseln Sie im Hauptfenster in den Bereich Zahlungsverkehr, um die Teilschlussrechnung dort einzusehen und zu gegebenem Zeitpunkt Zahlungseingänge zu verbuchen.
Weitere Teilschlussrechnung erstellen
Für jede folgende Teilschlussrechnung gehen Sie wie nachstehend beschrieben vor:
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Aktualisieren Sie in der Massenspalte der LV-Tabelle die Massen der Positionen, für die Sie eine erneute Teilschlussrechnung stellen möchten. Stellen Sie sicher, dass in der Ribbon-Leiste Berechne nach Massen aktiviert ist. Das Hinzufügen neuer Positionen ist parallel jederzeit möglich.
- Klicken Sie auf Drucken.
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Klicken Sie im Druckfenster links oben auf Neu, um die nächste Teilschlussrechnung anzulegen. Der Zähler im Feld Abschlag/Teilschluss Nr. wird automatisch um eins erhöht (z. B. auf 02 bzw. folgende).
- Vergeben Sie im Eingabefeld Rechnungsnummer eine neue Rechnungsnummer – manuell oder automatisch über den
-Button. Der weitere Ablauf entspricht den Schritten 8 bis 10 der ersten Teilschlussrechnung (siehe oben).
Zusammenstellung in der Teilschlussrechnung
mexXsoft X2 listet in der zweiten Teilschlussrechnung sowohl die bereits in der ersten Teilschlussrechnung abgerechneten Massen als auch die seitdem hinzugekommenen Massen auf. Der Rechnungs- bzw. Zahlbetrag der zweiten Teilschlussrechnung setzt sich aus den neu entstandenen Massen sowie etwaigen offenen Posten der ersten Teilschlussrechnung zusammen. Der Wertzuwachs wird dabei separat ausgewiesen:
Wichtig: Pflegen Sie vor dem Drucken einer weiteren Teilschlussrechnung stets die Zahlungseingänge vorheriger Teilschlussrechnungen ein, da diese ebenfalls in der Zusammenstellung berücksichtigt werden.
Sollten Sie eine weitere Teilschlussrechnung versenden, obwohl die vorherige noch offene Posten ausweist, steht bei der Verbuchung des nächsten Zahlungseingangs die Funktion Zahlungssplit (Split) zur Verfügung. Dabei werden offene Posten vorheriger Rechnungen chronologisch mit dem überzahlten Betrag ausgeglichen.
Auf Basis der Teilschlussrechnungen wird abschließend eine Schlussrechnung erzeugt.