Ansprechpartner
Ansprechpartner
In X2 können Sie zu jeder Adresse beliebig viele Ansprechpartner sowie Unteradressen anlegen. Diese sind stets mit der Hauptadresse verknüpft, aus der sie erstellt wurden.
Definition: Ansprechpartner sind in der Regel Mitarbeiter einer Kundenfirma, die in den Schriftverkehr einbezogen werden.
Ansprechpartner anlegen
Gehen Sie wie folgt vor, um einen neuen Ansprechpartner zu erstellen:
- Öffnen Sie das gewünschte Adressfenster.
- Klicken Sie im Bereich Ansprechpartner/Unteradressen auf den
-Button. - Wählen Sie im erscheinenden Menü den Eintrag Ansprechpartner aus.
Das Editierfenster für den Ansprechpartner wird geöffnet:
Achtung: Sollte die gesamte Maske nicht editierbar sein (alle Felder erscheinen grau), wechseln Sie zurück zur Hauptadresse und legen dort fest, ob es sich um eine Person oder eine Firma handelt.
Erst nach dieser Festlegung wird das Editierfenster freigegeben.
Aufbau des Editierfensters
Das Editierfenster für Ansprechpartner entspricht in Aufbau und Bedienung dem Hauptadressfenster. Der einzige Unterschied: Die Eingabemöglichkeit für weitere Ansprechpartner und Unteradressen entfällt hier.
- Da der Ansprechpartner der Hauptadresse zugeordnet ist, sind die Adressfelder vorbelegt und gesperrt.
- Die zugehörige Hauptadresse wird im Kopfbereich des Fensters angezeigt.
- Über den Button Hauptadresse öffnen Sie direkt das Adressfenster der verknüpften Hauptadresse.
- Aktivieren Sie die Checkbox
Privat (unten links), um den Ansprechpartner als private Adresse zu kennzeichnen. Als privat markierte Datensätze sind für andere Benutzer im Netzwerk nicht sichtbar. - Im Reiter Bemerkungen können Sie einen beliebig langen und formatierten Text zum Ansprechpartner hinterlegen.
- Im Reiter Kategorien lassen sich frei definierbare Kategorien zuweisen. Über diese Kategorien kann die Adresse gesucht und im Hauptfenster gefiltert angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zur Kategorisierung von Adressen.
Ansprechpartner im Druckfenster verwenden
Ist ein Dokument der Hauptadresse zugeordnet, stehen alle hinterlegten Ansprechpartner im gleichnamigen Auswahlfeld des Druckfensters zur Verfügung und können dort gezielt ausgewählt werden.
