GaLaBau-Software: Funktionen, Kosten & Auswahl

Was ist eine GaLaBau-Software?

Eine GaLaBau-Software bündelt alle Büro- und Baustellenabläufe eines Garten- und Landschaftsbaubetriebs in einem System – von Angeboten und Aufmaß über Kalkulation und Pflanzen- bzw. Materialkataloge bis zu Rechnungen, CRM und Projektverwaltung. Statt mit getrennten Insellösungen zu arbeiten, greifen alle Schritte ineinander: Ein Aufmaß fließt direkt in die Abrechnung, eine Kalkulation per Drag&Drop ins nächste Angebot. Ein vollwertiges Beispiel ist die ERP-Lösung GaLaBau-Software mexXsoft X2.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Eine gute GaLaBau-Software sollte den kompletten Vorgang vom Angebot bis zur Schlussrechnung abbilden. Diese Bereiche sind entscheidend:

• Angebote & Rechnungen – inkl. Abschlags-, Teil- und Schlussrechnung, Mahnwesen und E-Rechnung.
• Aufmaß nach REB 23.003 – grafisch unterstützte Massenliste mit GAEB-/DA11-/X31-Datenaustausch.
• Kalkulation – Lohn, Material und Geräte je Position, inklusive Nachkalkulation.
• Pflanzen- & Materialkataloge – Datanorm, GBF und Bruns mit aktuellen Preisen.
• CRM & Termine sowie Dokumentenmanagement für die digitale Bauakte.
• E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) und die App mexXgo für die Baustelle.

Was kostet eine GaLaBau-Software?

Die Kosten hängen von Funktionsumfang, Anzahl der Arbeitsplätze und Lizenzmodell ab. In der Regel haben Sie drei Möglichkeiten:

• Kaufen – einmalige Anschaffung, danach optionale Update-/Servicekosten. Ideal bei langfristig stabilem Bedarf.
• Mieten (Abo) – planbare monatliche Rate, Updates und Support inklusive, ohne hohe Anschaffungskosten. Wächst mit jedem Arbeitsplatz mit.
• Cloud – ortsunabhängig ohne eigene Server, mit automatischen Updates und Backups.

Welches Modell zu Ihnen passt und welche Pakete es gibt, sehen Sie auf der Seite Versionen & Preise. Tipp: Viele Anbieter – so auch mexXsoft X2 – bieten eine kostenlose Testphase, um Bedienung und Funktionsumfang in Ruhe zu vergleichen.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

• Branchentiefe: Beherrscht die Software echtes GaLaBau-Aufmaß nach REB 23.003 und GAEB?
• Durchgängigkeit: Greifen Aufmaß, Kalkulation, Faktura und DMS nahtlos ineinander?
• Schnittstellen: Datanorm, DATEV, Vectorworks, Excel – passt es zu Ihren bestehenden Tools?
• E-Rechnung: Werden XRechnung und ZUGFeRD ohne Zusatzsoftware unterstützt?
• Mobil: Gibt es eine App für Zeiterfassung und Rapporte auf der Baustelle?
• Support & Schulung: Persönliche Ansprechpartner, Einführung und laufende Updates?

Häufige Fragen zur GaLaBau-Software

Welche GaLaBau-Software ist die beste?

Die beste GaLaBau-Software ist die, die zu Ihren Abläufen passt. Für Betriebe mit klassischem Ausschreibungs- und Aufmaßgeschäft (REB 23.003, GAEB) ist eine durchgängige ERP-Lösung ideal, weil Aufmaß, Kalkulation und Abrechnung nahtlos ineinandergreifen.

Lohnt sich eine GaLaBau-Software für kleine Betriebe?

Ja. Gerade kleinere Betriebe profitieren von der Zeitersparnis bei Angebot und Abrechnung. Über modulare Pakete und Mietmodelle zahlen Sie nur, was Sie wirklich brauchen. Worauf kleine Betriebe achten sollten, lesen Sie im Beitrag GaLaBau-Software für kleine Betriebe.

Kann ich von meiner alten Software wechseln?

In der Regel ja – Stammdaten lassen sich importieren. Mehr dazu auf der Seite Softwarewechsel.

GAEB-Datenaustausch mit mexXsoft X2: Was steckt dahinter?

GAEB ist ein standardisiertes Dateiformat für den Austausch von Leistungsverzeichnissen zwischen Auftraggebern, Planern und ausführenden Betrieben. mexXsoft X2 unterstützt den Import und Export von GAEB-Dateien (Formate D83, D84, D86 sowie XML), sodass Leistungsverzeichnisse direkt übernommen und bearbeitet werden können. Das spart manuelle Eingaben und reduziert Fehlerquellen erheblich. Besonders im GaLaBau ist dies relevant, wenn öffentliche Auftraggeber Ausschreibungen digital bereitstellen oder Angebote in definiertem Format zurückfordern.

Nachkalkulation im GaLaBau: Wie hilft mexXsoft X2?

Die Nachkalkulation in mexXsoft X2 vergleicht systematisch kalkulierte Soll-Kosten mit den tatsächlich angefallenen Ist-Kosten eines Projekts. Materialverbrauch, Lohnstunden und Gerätezeiten werden direkt aus der Zeiterfassung und dem Warenwirtschaftsmodul übernommen. So erkennen GaLaBau-Betriebe frühzeitig, welche Leistungspositionen unwirtschaftlich kalkuliert wurden. Die Ergebnisse lassen sich projektübergreifend auswerten, um Kalkulationsgrundlagen für künftige Angebote gezielt zu verbessern und Deckungsbeiträge realistischer einzuschätzen.

Datanorm in mexXsoft X2: Wie funktioniert der Import?

Datanorm ist ein standardisiertes Format für Artikelstammdaten von Baustoffherstellern und -händlern. In mexXsoft X2 lassen sich Datanorm-Dateien (Version 4.0 und 5.0) direkt importieren und in den eigenen Artikelstamm übernehmen. So bleiben Preise und Artikelbeschreibungen stets aktuell, ohne manuelle Eingabe. Besonders im GaLaBau spart das Zeit bei der Angebotserstellung, da Pflanzenmaterial, Zäune oder Beläge tagesaktuell kalkuliert werden können. Händler-Updates lassen sich regelmäßig einspielen und vorhandene Datensätze automatisch aktualisieren.

Mobile Zeiterfassung im GaLaBau mit mexXsoft X2

Mit der mobilen Zeiterfassung in mexXsoft X2 erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt auf der Baustelle per Smartphone oder Tablet. Die Daten werden in Echtzeit an das Büro übertragen und automatisch den jeweiligen Projekten zugeordnet. Das reduziert manuelle Übertragungsfehler und beschleunigt die Lohnabrechnung erheblich. Stundenzettel in Papierform entfallen vollständig. Projektverantwortliche sehen jederzeit, welche Stunden auf welcher Maßnahme gebucht wurden – eine wichtige Grundlage für eine belastbare Projektkostenkontrolle und spätere Nachkalkulation.

DATEV-Schnittstelle in mexXsoft X2: Wie läuft der Export ab?

mexXsoft X2 bietet eine direkte DATEV-Schnittstelle, über die Rechnungen, Buchungsdaten und Zahlungsinformationen strukturiert an den Steuerberater übergeben werden. Der Export erfolgt im DATEV-kompatiblen Format, sodass manuelle Übertragungen entfallen. Belegnummern, Kostenstellen und Steuerschlüssel werden dabei automatisch zugeordnet. Voraussetzung ist die korrekte Einrichtung der Buchungskonten im System. Regelmäßige Exporte – etwa monatlich – reduzieren den Abstimmaufwand erheblich und minimieren Fehlerquellen beim Jahresabschluss. Besonders für GaLaBau-Betriebe ohne eigene Buchhaltungsabteilung spart diese Schnittstelle spürbar Zeit.

Pflegemodul in mexXsoft X2: Wie plant man Wartungsverträge?

Das Pflegemodul in mexXsoft X2 ermöglicht die strukturierte Verwaltung von Dauerpflegeverträgen und Wartungsaufträgen. Leistungsintervalle lassen sich flexibel hinterlegen – wöchentlich, monatlich oder saisonal. Das System erzeugt automatisch Folgeaufträge und verknüpft diese mit Objektdaten, Flächen und Kostenstellen. Erledigte Leistungen können direkt im Auftrag dokumentiert und zur Abrechnung freigegeben werden. So behalten Betriebe den Überblick über laufende Verträge, vermeiden vergessene Touren und beschleunigen die regelmäßige Rechnungsstellung spürbar.

Cloud-Nutzung mit mexXsoft X2: Was gilt es zu beachten?

mexXsoft X2 lässt sich über eine gehostete Server-Umgebung standortunabhängig nutzen – etwa per Remote-Desktop oder Terminal-Server. Dabei greifen Büro und Baustelle auf dieselbe Datenbasis zu. Wichtig ist die Absicherung durch verschlüsselte Verbindungen (VPN oder SSL), regelmäßige automatisierte Backups sowie klar geregelte Zugriffsrechte pro Benutzer. Für GaLaBau-Betriebe ohne eigene IT-Abteilung empfiehlt sich ein managed Hosting-Paket, das Wartung und Updates übernimmt. So bleiben Angebots- und Projektdaten jederzeit verfügbar und DSGVO-konform geschützt.

Aufmaß mit mexXsoft X2: Wie funktioniert die digitale Erfassung?

In mexXsoft X2 lassen sich Aufmaße direkt am Tablet oder Smartphone vor Ort erfassen und automatisch in die Kalkulation übernehmen. Flächen, Längen und Mengen werden per Eingabe oder Skizze dokumentiert, Formeln hinterlegt und Fehlerquellen durch manuelle Übertragung eliminiert. Die erfassten Werte fließen unmittelbar in Angebote und Abrechnungen ein. So sinkt der Verwaltungsaufwand spürbar, während Aufmaßblätter rechtssicher archiviert werden und jederzeit abrufbar bleiben.

Datensicherheit in mexXsoft X2: Wie werden Daten geschützt?

mexXsoft X2 speichert alle Projektdaten lokal auf dem eigenen Server oder Firmenrechner – der Anwender behält volle Kontrolle. Regelmäßige automatische Datensicherungen lassen sich zeitgesteuert einrichten, sodass Angebote, Aufträge und Stammdaten zuverlässig gesichert bleiben. Zugriffsrechte können benutzerspezifisch vergeben werden, damit sensible Kalkulationsdaten nur autorisierten Mitarbeitern zugänglich sind. Für externe Backups empfiehlt sich die Kombination mit einem verschlüsselten Netzwerklaufwerk oder NAS-System. Regelmäßige Wiederherstellungstests stellen sicher, dass Backups im Ernstfall tatsächlich funktionieren.

Angebotserstellung in mexXsoft X2: Wie läuft der Prozess ab?

In mexXsoft X2 erstellen GaLaBau-Betriebe Angebote direkt auf Basis hinterlegter Leistungsverzeichnisse, Datanorm-Artikelstämme und eigener Kalkulationsansätze. Positionen lassen sich per Drag-and-drop zusammenstellen, Einheitspreise automatisch berechnen und Deckungsbeiträge transparent ausweisen. Alternativpositionen, Bedarfspositionen und optionale Leistungen sind normgerecht abbildbar. Das fertige Angebot wird wahlweise als PDF oder GAEB-Datei ausgegeben. Über eine Statusverwaltung behalten Disponenten den Überblick, welche Angebote offen, beauftragt oder abgelehnt sind – ohne Medienbruch zwischen Kalkulation und Auftragsabwicklung.

Projektabrechnung in mexXsoft X2: Wie funktioniert das?

In mexXsoft X2 werden Abrechnungen direkt aus dem Leistungsverzeichnis generiert. Erledigte Positionen lassen sich stufenweise abrechnen – als Abschlags-, Teil- oder Schlussrechnung. Die Software berücksichtigt dabei vertraglich vereinbarte Einheitspreise, Mengenanpassungen aus dem Aufmaß und eventuelle Nachtragsleistungen. Skonto, Gewährleistungseinbehalte und Zahlungsfristen sind konfigurierbar. Fertige Rechnungen können als PDF exportiert oder direkt per E-Mail versandt werden. Die nahtlose Verbindung zur Nachkalkulation ermöglicht sofortigen Soll-Ist-Vergleich nach Rechnungsstellung.