E-Rechnungspflicht im GaLaBau ab 2025
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die Weichen für die verpflichtende elektronische Rechnung im B2B-Bereich gestellt. Für Unternehmen im Garten- und Landschaftsbau bedeutet das: Wer Leistungen an andere inländische Unternehmen abrechnet, muss sich frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen. Die Übergangsfrist läuft, doch die technischen und organisatorischen Vorbereitungen brauchen Zeit.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne ist keine PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird. Gemeint ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat, das auf der europäischen Norm EN 16931 basiert. In Deutschland haben sich dafür zwei Formate etabliert: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0. Letzteres verbindet ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei und gilt ebenfalls als konform.
Wichtig zu verstehen: Ein einfaches PDF erfüllt die neuen Anforderungen nicht mehr. Auch eingescannte Papierrechnungen oder Word-Dokumente fallen künftig nicht unter den Begriff der E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Wer ist betroffen?
Die Pflicht gilt für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, die Leistungen an andere Unternehmen mit Sitz in Deutschland erbringen. GaLaBau-Betriebe sind davon in weiten Teilen ihres Tagesgeschäfts betroffen: Aufträge von gewerblichen Kunden, Wohnungsbaugesellschaften, Kommunen oder anderen Unternehmen fallen in den Anwendungsbereich. Privatkunden sind von der Pflicht ausgenommen.
Für Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG sowie für Rechnungen unter 250 Euro gelten besondere Ausnahmeregeln. Diese sollten jedoch im Einzelfall geprüft werden, da sie nicht pauschal für alle Konstellationen gelten.
Die Übergangsfristen im Überblick
Der Gesetzgeber hat gestaffelte Übergangsregelungen vorgesehen:
- Ab 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Der Versand bleibt zunächst optional.
- Bis 31. Dezember 2026: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2027: Die Ausstellungspflicht gilt für alle betroffenen Unternehmen ohne Umsatzgrenze.
Besonders der erste Schritt – die Empfangspflicht ab 2025 – wird von vielen Betrieben unterschätzt. Wer keine geeignete Software einsetzt, kann eingehende E-Rechnungen von Lieferanten oder Subunternehmern nicht korrekt verarbeiten.
Praktische Auswirkungen im GaLaBau-Alltag
Im Garten- und Landschaftsbau entstehen Rechnungen oft direkt auf der Baustelle oder werden aus Aufmaßdaten und Leistungsverzeichnissen generiert. Viele Betriebe arbeiten noch mit Excel-Tabellen oder einfachen Buchhaltungsprogrammen, die keine normkonformen Ausgabeformate unterstützen. Hier besteht Handlungsbedarf.
Branchensoftware, die speziell für den GaLaBau entwickelt wurde, bietet in der Regel bereits Schnittstellen zur Erzeugung von ZUGFeRD- oder XRechnungs-Dateien. Wer eine solche Lösung einsetzt, sollte prüfen, ob die entsprechenden Module bereits aktiviert sind und ob die Stammdaten – insbesondere Steuernummer, USt-IdNr. und Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern – vollständig gepflegt sind.
Für Betriebe ohne geeignete Software stellt sich die Frage nach der richtigen Lösung. Dabei sollte nicht nur die Rechnungsstellung, sondern auch der Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen berücksichtigt werden. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt selbstverständlich auch für elektronische Belege.
Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Softwareanbietern
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist kein rein technisches Thema. Buchungskreise, Kontierung und steuerliche Zuordnung müssen in den Workflows abgebildet sein. Eine enge Abstimmung mit dem Steuerberater ist daher sinnvoll, bevor neue Prozesse eingeführt werden.
Softwareanbieter für den GaLaBau haben in den vergangenen Monaten entsprechende Updates und Erweiterungen bereitgestellt. Es lohnt sich, den eigenen Anbieter konkret zu fragen, welche Formate unterstützt werden, ob Testdateien erzeugt werden können und wie der Empfang strukturierter Rechnungen in die bestehende Buchhaltungsumgebung integriert wird.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht kommt schrittweise, aber verbindlich. GaLaBau-Betriebe, die frühzeitig ihre Software prüfen, Prozesse anpassen und Mitarbeiter schulen, werden die Umstellung ohne großen Aufwand bewältigen. Wer bis kurz vor dem jeweiligen Stichtag wartet, riskiert Reibungsverluste in der Abrechnung und mögliche Verzögerungen bei der Zahlung. Die Grundlage für eine reibungslose Umsetzung ist bereits heute zu schaffen.